Этот обзор написан по материалам сайта http://www.mosaicprojects.com.au.
Заранее прошу прощение за перевод.
Цель этого материала осветить
вопросы которые должны быть проанализированы опытным планировщиком или
менеджером когда они назначают длительности на отдельные задачи. Здесь нет намерения
сделать какие-то выводы по поводу того какие методы корректны а какие нет (мы
считаем что корректного ответа на этот вопрос не существует), скорее
исследовать средства и возможности включенные в процесс , а также изучить
некоторые несоответствия ассоциируемые с
«простотой» назначения длительностей.
Здесь мы рассмотрим следующие факторы которые имеют влияние
на общий выбор длительности работ, а
именно:
- Общая структура проекта;
- Подсчет оптимальной длительности работ;
-Баланс требований между индивидуальной длительностью работ
и необходимыми сроками обновления всего проекта
Основное на что хочется обратить внимание - необходимость
для каждого вовлеченного в разработку графика и управление проектом понимание,
что график это не точная наука и игнорирование
изменяемостями и потенциальными ошибками присущими каждому графику более
разрушительно чем принятие их и управление ими.
ИЗМЕНЯЕМОСТЬ ОБЩЕЙ
СТРУКТУРЫ ПРОЕКТА
При определении общей структуры проекта изначально
необходимо принять некоторые решения.
Эти решения касаются структуры проекта и
ограничений отдельных задач, вот некоторые из них:
- решение о периодичности обновления графика - идеально если
длительность задачи не превышает двух циклов обновления
- решение о единице времени в котором отражается
длительность - час, день, неделя
- решение о рабочем времени и календаре - 24 часа Х 7 дней;
8 часов Х 5 дней и т.д.
Правило соотношение между периодичностью обновления и
единицей времени. Короткая периодичность обновления (напр.ежедневная) подразумевает использование маленьких единиц времени (напр.часов), но бессмысленно
использовать в отражении длительности например минуты если проект должен
обновляться каждые две недели.
Подходящая периодичность обновления определяется степенью
изменчивости и методами управления. Бессмысленно делать новое обновление если
не проработаны и непроанализированы
данные за предыдущий период.
Нормальная длительность задач должна быть в пределах между одной четвертой
и двойной периодичностью обновления:
|
Длительность проекта
|
Минимальная длительность задачи
|
Периодичность обновления
|
|
1 год+
|
1 неделя
|
Ежемесячно
|
|
6 месяцев
|
2 дня
|
Раз в две недели
|
|
1 месяц
|
1 день
|
Еженедельно
|
|
1 неделя
|
часы
|
ежедневно
|
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СООТВЕТСТВУЮЩИХ ЗАДАЧ
После того как структура проекта определена, следующий шаг
это определение задач которые планируется вписать в эту структуру. Некоторые из
ключевых факторов, участвующих в выборе работы, подлежащих включению в задачи:
- будут ли эти задачи входить в обязанности одного лица или управляться
организацией
- будут ли эти задачи выполнятся непрерывно
- будут ли они иметь неизменный объем работ
В пределах этих параметров, насколько это возможно, объем
работ по проекту должен быть достигнут в
пределах максимальной и минимальной длительности определенной планируемой периодичностью обновления.
Предыдущие обсуждения не относились непосредственно к вопросу
о подсчете длительности. Однако очень важно уметь распознавать элементы на
которые нужно обращать внимание, сами задачи
(и их длительности) субъективны и переменчивы, "правильные" вопросы
базируются на ряде решений на которые влияют виды проектов и внутренние стандарты исполняющей организации.
Может показаться, что после определения задач и общей
структуры проекта , вопрос касающийся подсчета оптимальной длительности для
каждой задачи может быть полностью решен. К сожалению существует ряд
вопросов которые в отдельных случаях
могут противоречить друг другу.
ОЖИДАНИЯ
Ожидания по
реализации проекта могут базироваться на
предыдущем опыте, используя то что является более вероятным и разумным, и
наоборот , задачи, их последовательность и длительность , включенные в график
проекта помогают осуществлению проекта.
Один из
лучших путей достижения выполнения задач в рамках запланированного времени и бюджета
это заставить людей выполняющих работу
поверить, что информация содержащаяся в графике достижима и надежна. Самый
простой путь это попросить людей ответственных за выполнение работ посчитать длительность
работ включенных в график.
Недостаток использования формы подсчета длительности по
аналогам это ограниченность инноваций. Любое движение в сторону от существующих
ожиданий основано на опыте, что результат не может быть достигнут без
дополнительных усилий по изменению
устоявшихся взглядов на выполнение работы, без обсуждения что реалистично и что
достижимо, это требует дополнительных затрат денег и времени. Однако, если новый подход не кажется реалистичным и
достижимым (ожидания людей меняются), то и не будет стремления к выполнению задачи в рамках длительности отраженной в графике.
ОБЪЕМ РАБОТ И ТРУДОЗАТРАТЫ
Противоположное мнение на вопросы освещенные выше
основывается на подсчете времени необходимом для выполнения работ, за основу берутся объем работ и трудозатраты .
Этот подход должен ответить на вопрос - сколько времени надо для нормальной
"команды" (звена или бригады) для завершения работы. Существует
большое количество всевозможных норм которыми можно воспользоваться для этого подсчета.
Идея в том, что все работы должны быть измерены и выведена оптимальная
норма трудозатрат. Вычисление длительности посредством
трудозатрат не всегда может быть
корректным просто в связи с тем , что каждый проект уникален, даже выполнение
одних и тех же работ в одном проекте могут отличаться по условиям. Таки образом
нормы трудозатрат это очень изменчивый
параметр.
Понятно, что объем
работ существенный параметр для расчета стоимости работ, так же помогает
рассчитать количество задействованных рабочих и длительность, однако подсчет
фактической длительности для некоторых задач требует не только простых
арифметических действий.
