О коммуникации

Хочу коснуться одной очень важной темы - это тема коммуникации на проекте. Сразу вопрос. С чем работает специалист по планированию?  Специалист по планированию работает с информацией. Это очень важно понимать. Основная функция специалиста по планированию - сбор, проверка, анализ, обработка информации, предоставление ее руководителю проекта для вынесения управленческих решений.

Если информация используется неэффективно и не доводится до сведения заинтересованных лиц, она ими не будет использоваться, т.е она будет бесполезна и ее влияние на проект не будет учтено. Так же нет смысла в информации которая игнорируется или остается скрытой от людей которые в ней нуждаются. Такой же эффект производит информация переданная  неточно или неполно. Все это приводит принятию неверных решений. Т.е вы понимаете взаимосвязь: недополученная информации - некорректное решение.  

Например, неполученное вовремя письмо, пропущенное совещание, небрежно подготовленный отчет и пр. могут стать причиной принятия неэффективного решения.

Основываясь на этом возможно провести оценку эффективности процесса взаимодействия (коммуникаций) в проекте:

- если тенденции являются позитивными, то процесс взаимодействие на проекте протекает эффективно

- если тенденции отрицательная, стратегия взаимодействия должна быть пересмотрена

Да, стройка - это большой муравейник, поэтому не нужно надеется на то что информацию принесут на блюдечке, кто-то забыл, кто-то заболел, кто-то недоглядел  и пр.и пр. Поэтому планировщику стоит проявлять некоторую смекалку. Например, мне приходилось даже подслушивать разговоры (не личные конечно, только профессиональные), что бы получить нужную информацию.

С кем должен контактировать планировщик в своей профессиональной деятельности - практически со всеми.

- с коллегами для получения от них информации об их участках работ, например с проектным отделом - по срокам и прогрессу выдачи проектной документации, с тендерным отделом - по срокам и прогрессу заключения договоров, со строительным отделом - по срокам и прогрессу на стройке

- с субподрядчиками и сторонними организациями - то же самое по срокам и прогрессу

- с Заказчиком - отчитываться по срокам и прогрессу

Какие основные пути контакта и получения информации:

1. Выпуск документов регламентирующих движение информации

- Для плодотворного контакта с коллегами и руководством - написание методик и процедур, которые бы определяли пути, формы и объемы предоставления информации

- Для субподрядчиков тоже должны быть прописаны сроки и объем необходимой информации, эти пункты закрепляются в договоре

- с Заказчиком тоже договор

Я не буду здесь приводить конкретные формы, потому что для каждого проекта они разнятся.

2. Общение

- участие в совещаниях с Заказчиком, субподрядчиками, коллегами

Форматы совещаний могут быть разными. Например с субподрядчиками я бы посоветовала встречаться в обязательном порядке раз в неделю, не с одним, а со всеми кто в это время находится на стройке, что бы иметь возможность увязать их работы. Даже если ничего аварийного не происходит, просто что бы быть информированным. Потому что только в живом обсуждении может быть вынесено эффективное решение.

Но коммуникация так же включает и обратную связь, т.е. специалист по планированию после обработки информации должен информировать коллег о результатах. Т.е. отчеты должны или пересылаться по электронной почте, а лучше храниться в общедоступном месте на сревере компании, что бы любой имел возможность использовать информацию связанную с их конкретной ролью в проекте. Заказчику и субподрядчикам информация обычно рассылается с сопровождающим письмом.